Nemško zvezno zunanje ministrstvo in diplomatsko-konzularna predstavništva v tujini obdelujejo osebne podatke v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov EU (GDPR), zveznim zakonom o varstu podatkov (BDSG) in po potrebi tudi v skladu s posebnimi zakonskimi predpisi. Da bi vas podučili o obdelavi podatkov in vaših pravicah ter izpolnili našo obveznost obveščanja (13. in 14. člen GDPR), vas bomo v nadaljevanju seznanili z obdelavo osebnih podatkov pri uporabi naše spletne strani, pri vzpostavitvi stika z nami (prek kontaktnega obrazca, po e -pošti, telefonu ali pošti) kot tudi ob naročanju na enega naših novičnikov.

1. Osnove

 1.1. Odgovorna ustanova in pooblaščenec za varstvo osebnih podatkov

V skladu z 2. členom Zakona o zunanjih zadevah (GAD) tvorijo zvezno zunanje ministrstvo (centrala) in diplomatsko-konzularna predstavništva v tujini skupaj enoten zvezni urad.

V skladu s 7. točko 4. člena GDPR je za obdelavo osebnih podatkov odgovorno:

Zvezno ministrstvo za zunanje zadeve

Werderscher Markt 1

10117 Berlin

Deutschland/Germany/Nemčija

Telefon: +49 (0)30 18 17-0 / Klicni center za državljane: +49 (0)30 18 17-2000

Telefax: +49 (0)30 18 17-3402

Kontaktni obrazec Storitve za državljane

Pooblaščenka/pooblaščenec Zveznega ministrstva za zunanje zadeve je dosegljiva/dosegljiv na naslovu:

Pooblaščenka/pooblaščenec Zveznega ministrstva za zunanje zadeve

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts

Auswärtiges Amt

Werderscher Markt 1

10117 Berlin

Deutschland/Germany/Nemčija

Telefon: +49 (0)30 18 17-7099

Telefax: +49 (0)30 18 17-5 7099

Kontaktni obrazec Pooblaščenka/pooblaščenec za varstvo osebnih podatkov

Če imate vprašanje v zvezi z varstvom podatkov, se lahko obrnete tudi na kontaktno osebo za varstvo podatkov na nemških diplomatsko-konzularnih predstavništvih po svetu. Na koncu te spletne strani lahko najdete informacij o tem, kako se lahko obrnete na kontaktno osebo za varstvo podatkov na nemškem veleposlaništvu (glej 8. točko Kontaktna oseba za varstvo podatkov na nemškem veleposlaništvu).

1.2. Osebni podatki

Osebni podatki so vsi podatki v zvezi s fizično osebo, katere identiteta je bila ugotovljena ali jo je mogoče ugotoviti. Oseba, katere identiteto je mogoče ugotoviti, se šteje za fizično osebo, ki jo je mogoče neposredno ali posredno identificirati, zlasti z identifikatorji, kot so ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, identifikator omrežja (1. točka 4. člena GDPR).

1.3. Pravna podalga za obdelavo podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi

• točke a) 1. odstavka 6. člena GDPR, če ste se strinjali z obdelavo podatkov (npr. za pošiljanje novičnika)
• točke b) 1. odstavka 6. člena GDPR, če je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe ali predpogodbenih ukrepov,
• točke c) 1. odstavka 6. člena GDPR, če je obdelava potrebna za izpolnitev naših zakonskih obveznosti,
• točke d) 1. odstavka 6. člena GDPR, v primeru, da življensko pomembni interesi določene osebe ali druge fizične osebe zahtevajo obdelavo osebnih podatkov,
• točke e) 1. odstavka 6. člena GDPR v povezavi z 3. členom zveznega zakona o varstvu podatkov, če je obdelava podatkov potrebna za izvedbo nam zaupane naloge javnega interesa ali izvajanje javne oblasti (npr. odgovarjanje na povpraševanja). Naloge javnega značaja Zveznega ministrstva za zunanje zadeve in nemških diplomatsko-konzularnih predstavništev v tujini vključujejo predvsem odnose z javnostmi in zagotavljanje informacij o Zvezni republiki Nemčiji v tujini (glej 1. člen Zakona o zunanjih zadevah

2. Obdelava podatkov v zvezi z obiskom tega spletnega mesta

 2.1 Zbiranje podatkov

Ob vsakem vstopu uporabnice / uporabnika na spletno stran in ob vsakem priklicu določene datoteke se podatki o tem začasno shranijo in obdelajo v dnevniški datoteki.

Orodje za sledenje matomo, ki se uporablja za analizo uporabe spletne strani, je konfigurirano tako, da se ne zbirajo nobeni osebni podatki uporabnice / uporabnika.

Vaš IP naslov se anonimizira, tako da uporabnicam in uporabnikom ni mogoče slediti.

Orodje za sledenje je nameščeno na naših strežnikih v varnem, s strani Zveznega urada za varnost in informacijsko tehnologijo (BSI) certificiranem omrežnem območju v Nemčiji, tako da podatki o sledenju ne odtekajo.

Poleg tega lahko nastavitve v vašem brskalniku prilagodite tako, da vaš obisk spletne strani sploh ne bo registriran in ovrednoten (nastavitev Do Not Track, Brez sledenja). S posredovanjem spremenljivke brskalnika je orodju za sledenje signalizirano, ali obiskovalka ali obiskovalec želi, da orodje za slednje sledi njegovemu brskanju, ali tega ne želi.

Prek kode za sledenje JavaScript se zbirajo naslednji podatki:

• zahteva (ime zahtevane datoteke), datum in ura zahteve
• tip/različica brskalnika (npr. Fiferox 115.0)
• jezik brskalnika (npr. nemščina)
• uporabljen operacijski sistem (npr. Windows 11)
• tip, model in znamka naprave
• ločljivost zaslona
• uporabljeni vtičnik (npr. Flash, Java)
• referrer URL (prej obiskana spletna stran)
• anonimiziran IP naslov
• lokacija (država, regija in mesto), iz katere je prišla zahteva
• prenosi datotek
• kliki
• število poslanih obrazcev (odvisno od opredelitve ciljev)

2.2 Uporaba piškotkov

Pri priklicu posameznih strani se uporabljajo tako imenovani začasni piškotki (imenovani tudi sejni piškotki), ki uporabniku olajšajo navigacijo po spletni strani. Ti sejni piškotki ne vsebujejo nobenih osebnih podatkov in ob koncu seje potečejo. Piškotki se uporabljajo tudi pri uporabi nakupovalne košarice. Tudi ti piškotki prenehajo veljati ob koncu seje.

Tehnike, ki omogočajo sledenje vedenju uporabnikov pri dostopu, se ne uporabljajo.

2.3 Uporaba vtičnikov za družbene medije

Trenutno uporabljamo naslednje vtičnike za družbene medije: Facebook, Twitter, Instagram in Youtube (Google). Uporabljamo tako imenovano rešitev z dvema klikoma. To pomeni, da se ob obisku našega spletnega mesta ponudnikom vtičnikov načeloma ne posredujejo nobeni osebni podatki. Šele ko kliknete gumb za aktivacijo družbenih omrežij, se vaši osebni podatki posredujejo ustreznemu ponudniku vtičnika in tam shranijo (v primeru ameriških ponudnikov v ZDA). Vtičnike družbenih omrežij uporabljamo zato, da je naša ponudba informacij bolj zanimiva zaradi interakcije z vami in drugimi uporabniki.

Želimo vas opozoriti, da družbena omrežja podatke svojih uporabnikov (npr. osebne podatke, naslov IP itd.) hranijo v skladu s svojimi smernicami za uporabo podatkov in jih uporabljajo v poslovne namene. Več informacij o obdelavi podatkov v družbenih omrežjih lahko pridobite s klikom na naslednje povezave:

Facebook, Twitter, Instagram, YouTube (Google)

Na zbiranje podatkov in njihovo nadaljnjo uporabo s strani družbenih omrežij nimamo vpliva. Nimamo vpogleda v to, v kakšnem obsegu se podatki shranjujejo, kje in za koliko časa se shranjujejo, v kakšnem obsegu omrežja izpolnjujejo obstoječe obveznosti izbrisa, kakšna vrednotenja in povezave s podatki se opravljajo ter komu se podatki posredujejo.

Zato vas prosimo, da skrbno preverite, katere osebne podatke z uporabo našega spletnega mesta dajete na voljo družbenim omrežjem. Če ne želite, da družbena omrežja z vašo komunikacijo prek našega spletnega mesta prejmejo osebne podatke, nas kontaktirajte na drug način, na primer prek kontaktnega obrazca na tem spletnem mestu.

2.4 Google Maps

Na našem spletnem mestu je vključena kartografska storitev "Google Maps" ponudnika "Google". Pri uporabi storitve (s klikom na zemljevid) Google obdeluje osebne podatke, zlasti naslove IP in podatke o lokaciji uporabnikov, ki pa se ne zbirajo brez vaše privolitve (običajno se izvajajo v okviru nastavitev vaših mobilnih naprav).

Ponudnik storitve:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irska.

Spletna stran: https://maps.google.de

Politika zasebnosti: https://policies.google.com/privacy

Vtičnik za odjavo Google-analitike: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. Obdelava osebnih podatkov ob vzpostavitvi stika z nami

Ko stopite v stik z nami, se podatki, ki jih sporočite (vaše ime in priimek, vaš e-poštni naslov in po potrebi naslov, telefonska številka in številka telefaksa), ter posredovane informacije z vsebino (po potrebi osebni podatki) obdelujejo za namen vzpostavitve stika z vami in obravnave vaše zahteve ter se hranijo v skladu z roki, ki veljajo za hrambo pisnega gradiva in so navedeni v Smernicah za shranjevanje, ki dopolnjujejo Skupni poslovnik zveznih ministrstev (GGO).

Če za vašo zahtevo nismo pristojni, se lahko vaša zahteva brez vaše privolitve ob upoštevanju varstva podatkov posreduje drugim državnim in zveznim organom v kolikor je mogoče domnevati, da je posredovanje za namen odgovora v vašem interesu in da ne gre za občutljive osebne podatke (1. odstavek 6. člena, črka e) Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s 3. členom Zveznega zakona o varstvu podatkov, 1. odstavkom 25. člena v povezavi s 1. točko 1. odstavka 23. člena Zveznega zakona o varstvu podatkov.

4. Pošiljanje novičnika

Naročite se lahko na enega naših novičnikov, s katerimi vas obveščamo o novicah in sporočilih za javnost Zveznega ministrstva za zunanje zadeve ali o potovalnih in varnostnih informacijah.

Za naročanje na eno od naših glasil uporabljamo tako imenovani postopek dvojne prijave. To pomeni, da vam po registraciji na elektronski naslov, ki ste nam ga posredovali, pošljemo elektronsko sporočilo, v katerem vas prosimo, da potrdite, da želite prejemati novice. Šele po potrditvi povezave v elektronskem sporočilu bo vaš elektronski naslov shranjen za pošiljanje novičnika za čas uporabe naše storitve pošiljanja novičnika. Če vašega naročila ne potrdite v 24 urah, bodo vaši podatki samodejno izbrisani.

Soglasje za pošiljanje novičnika lahko kadar koli prekličete in se odjavite od prejemanja novičnika. Preklic lahko izjavite tako, da kliknete na povezavo, ki je na voljo v vsakem elektronskem sporočilu z novicami.

5. Naročanje tiskanih izdelkov

Če prek našega spletnega mesta naročite brošure, letake in druge tiskovine, potrebujemo za obdelavo vašega naročila naslednje osebne podatke:

• priimek, ime,
• ulica, hišna številka,
• poštna številka in kraj
• e-poštni naslov

Če naročila ne moremo dokončno obdelati mi, bodo podatki, ki ste jih navedli, posredovani tretjim osebam (podjetju za dostavo pošiljk, morebitnim organom ali institucijam, če pošiljajo naročeno gradivo). Pravna podlaga za obdelavo vaših podatkov je vaša privolitev v skladu s črko a 1. odstavkom 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Če zgoraj navedeni podatki niso na voljo, naročila ni mogoče obdelati.

Podatki, ki ste jih posredovali, bodo izbrisani 90 dni po obdelavi naročila.

6. Dogodki, odnosi z mediji in javnostjo

Zvezno zunanje ministrstvo in nemška diplomatsko-konzularna predstavništva v tujini v okviru svojih nalog organizirajo ali soorganizirajo različne dogodke.

V primeru povabila na dogodek ali udeležbe na njem obdelujemo osebne podatke (ime in priimek, naslov itd.). To lahko poteka prek različnih komunikacijskih kanalov, na primer z izpolnitvijo obrazca, spletnega obrazca, elektronske pošte, telefona ali s posredovanjem vizitke.

Kateri osebni podatki se nam v tem postopku posredujejo, je določeno z ustreznim obrazcem, ustrezno vnosno masko ali podatki, zahtevanimi v morebitnem pogovoru.

6.1 Zbiranje podatkov spremljevalnih oseb

Za ustrezno izvedbo dogodka se zbirajo in obdelujejo tudi podatki oseb, ki spremljajo povabljene udeležence. Te osebe kot tudi vse druge osebe, na katere vpliva zbiranje podatkov, so upravičene do pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, navedenih pod številko 7.

6.2 Zbiranje podatkov iz javno dostopnih virov

Zvezno zunanje ministrstvo zbira in obdeluje tudi podatke iz javno dostopnih virov, na primer z domačih strani zadevnih oseb ali iz javno dostopnih imenikov.

6.3 Nadaljnji postopek v zvezi z zbiranjem podatkov

Osebni podatki se brez dovoljenja ne bodo posredovali tretjim osebam, temveč bodo shranjeni in obdelani za našo interno uporabo ter za namene organizacije in vodenja dogodkov (na primer sestavljanje seznamov gostov, omogočanje nadzora dostopa itd.). Podatke lahko posredujemo enemu ali večim obdelovalcem, ki bodo osebne podatke v našem imenu uporabljali samo za interno uporabo, ki jo je mogoče pripisati nam.

Odvisno od vrste dogodka lahko delujemo kot soorganizator skupaj z drugim sodelujočim partnerjem. V teh primerih se podatki, zbrani za namene dogodka, prenesejo na naše sodelujoče partnerje, ki lahko podatke prav tako uporabljajo izključno za ta namen izvedbe dogodka v skladu s predpisi. Za katere sodelujoče partnerje v vsakem posameznem primeru gre, vas bomo obvestili posebej v okviru organizacije dogodka.

Podatki bodo shranjeni le toliko časa, kolikor je potrebno za organizacijo in izvedbo dogodkov ter za izvajanje naših nalog na področju odnosov z javnostmi.

Kot prejemnik dopisov/vabil lahko kadar koli nasprotujete pošiljanju nadaljnjih pisem dopisov/vabil.

6.4 Fotografije

Za namene odnosov z mediji in javnostmi zveznega ministrstva za zunanje zadeve in nemških diplomatsko-konzularnih predstavništev v tujini bodo na dogodkih in srečanjih posnete in objavljene fotografije, na katerih ste lahko prepoznavni. Posnetek in/ali objavo fotografije lahko zavrnete. Prosimo, da se v primeru nasprotovanja obrnete neposredno na fotografa ali uporabite zgornje kontaktne podatke.

Upoštevajte, da nimamo vpliva na fotografije, ki jih posnamejo predstavniki tiska in medijev. Ti so sami odgovorne osebe v smislu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

7. Vaše pravice

7.1 V komunikaciji z nami imate v zvezi z vašimi osebnimi podatki v odnosu do nas naslednje pravice:

• pravica do informacij, 15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov
• pravica do popravka, 16. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov
• pravica do izbrisa ("pravica biti pozabljen"), 17. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov
• pravica do omejitve obdelave, 18. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov
• pravica do prenosljivosti podatkov, 20. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov
• pravica do nasprotovanja obdelavi, 21. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov

7.2.

Če obdelava vaših osebnih podatkov temelji na vaši privolitvi (npr. e-novice), imate to privolitev pravico kadar koli preklicati brez navedbe razlogov. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je do preklica izvajala na podlagi privolitve (3. odstavek 7.člena Splošne uredbe o varstvu podatkov).

7.3.

Prav tako imate pravico, da se pri nadzornem organu za varstvo podatkov pritožite glede naše obdelave vaših osebnih podatkov (77. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Nadzorni organ, pristojen za Zvezno zunanje ministrstvo in nemška diplomatsko-konzularna predstavništva v tujini, je

Zvezni pooblaščenec za varstvo podatkov in svobodo obveščanja

Graurheindorfer Strasse 153

D-53117 Bonn

8. Kontaktna oseba za varstvo podatkov diplomatsko-konzularnega predstavništva v tujini